文档更改服务管理实践 - 01 服务台

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Content

@@ -38,7
          +38,6 @@
  ●对本实践的合作伙伴和供应商的考虑
--
  == 1.1 ITIL 4资格认证计划 ==
  [[编辑>>url:http://itil4hub.cn/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/1%20%E5%85%B3%E4%BA%8E%E6%9C%AC%E6%96%87%E4%BB%B6/WebHome?section=2]]
@@ -89,7
          +89,6 @@
  服务台实践涉及服务提供商与用户沟通的所有价值流，其目的是确保这些沟通对所有相关方都是有效和便利的。
--
  == 2.2 术语和概念 ==
  [[编辑>>path:/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/2%20%E4%B8%80%E8%88%AC%E4%BF%A1%E6%81%AF/WebHome?section=4]]
@@ -116,7
          +116,6 @@
  表2.2沟通渠道的便利特性
--
  表2.2中概述的特征与常用于评估和管理信息质量的特征类似，这些特征包括可用性、可靠性、可访问性、及时性、准确性和相关性。需要注意的是，信息质量可能取决于沟通质量；其他信息特征则取决于信息源和相关方。
  多渠道通常用于服务提供者与用户之间的沟通。多渠道沟通可能很便利，但若不进行整合也会带来混乱。多渠道沟通提供无缝体验和信息流，其发展的极致即为全渠道沟通。
@@ -125,7
          +125,6 @@
  跨多个渠道的统一沟通，基于跨渠道的信息共享，提供无缝的沟通体验。
--
  === 2.2.2 服务同理心 ===
  * **定义：服务同理心**
@@ -138,7
          +138,6 @@
  服务同理心是用户满意度提升和服务提供商成功的重要因素。作为一个概念，服务同理心不仅应用于用户支持和相关服务交互的狭窄情景，它适用于所有的服务交互。
--
  === 2.2.3 用户满意度 ===
  服务台作为一种交流界面，对用户满意度、客户满意度提升和服务关系的整体成功具有重要影响。用户满意度的关键因素包括沟通渠道和互动的有效性与便利性。
@@ -151,7
          +151,6 @@
  服务台实践也用于收集关于用户满意度的信息。调查或其他满意度研究工具通常使用这种实践建立的沟通渠道。为了有效地收集这些信息，本实践的沟通渠道应该被用户认为是可信的、有效的和方便的；否则，对调查和其他沟通的反馈可能会受到影响。
--
  == 2.3 范围 ==
  [[编辑>>path:/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/2%20%E4%B8%80%E8%88%AC%E4%BF%A1%E6%81%AF/WebHome?section=5]]
@@ -174,7
          +174,6 @@
  表2.3其他实践中描述的与服务台实践相关的活动
--
  == 2.4 实践成功因素 ==
  [[编辑>>path:/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/2%20%E4%B8%80%E8%88%AC%E4%BF%A1%E6%81%AF/WebHome?section=6]]
@@ -327,7
          +327,6 @@
  表2.4 渠道示例及其挑战
--
  在大多数情况下，服务提供者使用多种渠道。重要的是确保各渠道间有效整合。沟通应是全渠道，而非多渠道。一段无缝的用户旅程，有可能在信息不丢失或损坏的情况下，在不同的渠道间切换，促进积极的用户体验。没有充分整合的多渠道沟通很可能会造成混乱并引发错误。图2.1演示了如何使用多种渠道支持用户。
  (% style="text-align:center" %)
@@ -335,12
          +335,10 @@
  图2.1多种沟通渠道
--
  在非集成的多渠道沟通中，渠道间会有信息隔阂。例如，电话问询、在移动应用程序中的预约以及与来访工程师的沟通都可能需要重新输入（重新沟通）以触发呼叫支持服务。另一方面，在全渠道沟通中，情景将不断更新，并且可重用的数据将在任何关联的地方都可用。例如，用户在同一登录账号下执行的所有浏览和咨询都会添加到情景中，支持专家都可以看到。用户支持客服和来访工程师都可以获得所有相关数据。
  换而言之，在多渠道沟通中，用户将在每条渠道开始新的旅程。在全渠道沟通中，旅程持续并在不同渠道间便利地切换。
--
  === 2.4.2 实现用户沟通与价值流的有效整合 ===
  作为服务提供商与用户双向沟通的节点，服务台实践的一个关键重点是有效地捕获、记录沟通信息并将其集成到相关的价值流中。像所有实践一样，本实践涉及多条价值流：只要服务提供商和用户之间需要沟通。
@@ -349,7
          +349,6 @@
  然而，当用户发起沟通时，并不清楚属于哪条价值流，应该触发哪项ITIL实践活动。服务台实践为所有用户问询（包括咨询、事件、服务请求、投诉和表扬）的有效分类提供沟通界面和程序。当对用户查询进行分类并确定相关的价值流和实践后，将根据各自实践的流程和程序处理查询。有时，这涉及服务台团队资源和/或信息系统。
--
  == 2.5 关键指标 ==
  [[编辑>>path:/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/2%20%E4%B8%80%E8%88%AC%E4%BF%A1%E6%81%AF/WebHome?section=7]]
@@ -376,287
          +376,16 @@
  表2.5实践成功因素的关键指标示例
--
  将度量标准正确地聚合到复杂的指标中，将使数据更容易用于价值流的持续管理以及服务台实践的定期评估和持续改进。对此没有唯一的最佳解决方案。度量标准基于组织的整体服务策略和优先级，以及实践所贡献的价值流的目标。
  ----
--= 3 价值流和流程 =
--
--== 3.1价值流贡献 ==
--
--[[编辑>>url:http://itil4hub.cn/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/3%20%E4%BB%B7%E5%80%BC%E6%B5%81%E5%92%8C%E6%B5%81%E7%A8%8B/WebHome?section=3]]
--
--像任何其他ITIL管理实践一样，服务台实践对多条价值流有帮助。重要的是要记住，价值流从来不是由单一实践形成的。服务台实践与其他实践相结合，为客户提供高质量的服务。这种实践促成的主要价值链活动有：
--
--●契动
--
--●交付和支持。
--
--服务台实践对服务价值链的贡献如图3.1所示。
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1600929812191-791.png]]
--
  (% class="row" %)
  (((
  (% class="col-xs-12 col-sm-4" style="left: 106px; top: 362px;" %)
  (((
--图3.1 服务台实践对价值链贡献的热力图
--
--
--== 3.2过程 ==
--
--[[编辑>>url:http://itil4hub.cn/bin/edit/01%20%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E5%8F%B0/3%20%E4%BB%B7%E5%80%BC%E6%B5%81%E5%92%8C%E6%B5%81%E7%A8%8B/WebHome?section=4]]每个实践可以包括一个或多个流程和活动，这是实现这一实践目的所必需的。
--
--* **定义：流程**
--
--将输入转换为输出的一组相互关联或相互作用的活动。流程接受一个或多个已定义的输入，并将其转换为已定义的输出。流程定义了操作的顺序及依赖关系。
--
--服务台活动分为三个流程：
--
--1. 用户查询处理
--1. 与用户沟通
--1. 服务台优化
--
--
--=== 3.2.1 用户查询处理 ===
--
--该流程确保对用户查询的捕获、验证和分类，以便进一步处理。它包括表3.1中列出的活动，并将输入转化为输出。
--
--|**关键输入**|**活动**|**关键输出**
--|用户查询|确认并记录用户的查询|记录并分类用户的查询
--|服务管理记录，例如，事件记录、变更记录、问题记录等|用户查询的验证|开始处理已分类的用户查询
--|服务配置信息、IT资产信息以及其它相关信息|对用户查询进行初步处理并启动适当的活动|
--
--表3.1 用户查询处理流程的输入、活动和输出
--
--
--图3.2 展示该流程的工作流图
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1600929854496-543.png]]
--
--
--图3.2 用户查询处理的工作流
--
--
--表3.2将用户查询处理过程中每个人工交互和自动化活动进行比较。
--
--|**活动**|**与服务台团队的人工交互**|**自动化自服务**
--|确认并记录用户查询|(((
--当用户出于任何原因访问服务提供者时，期望得到快速的人工响应。
--
--尽管有越来越多的替代和更有效的方法帮助用户，传统的电话支持、电子邮件和走访习惯不太可能消失。
--
--在纯技术或B2B服务交付环境中，人工交互也能使人产生同理心和安慰。
--
--除了自动化支持之外，任何抵达服务台客服的查询都应以礼貌和标准的方式满足，这样用户就可以感受到一定质量级别的服务，表明其查询受到服务提供者的欢迎。
--
--每个交互都必须记录下来（例如，在查询日志或用户查询管理和工作流工具中唯一标识）。
--
--需要设计激励机制鼓励服务台客服记录问询信息。保存的记录是服务质量的宝贵数据来源，而自动化是是实现这一点的关键。
--)))|(((
--在用户需要人工响应前，可在预处理阶段响应查询，目的是快速解决问题 。这些通常称为自服务工具。
--
--例如，当用户呼叫服务台电话号码时，可能会有一个预先录制的问候语，这是称为IVR（交互式语音应答）的自动化系统的一部分。IVR的几个更广泛的功能可以帮助呼叫者：
--
--* 提供用户呼叫原因的分类选项。这既可以自动化查询分类，又可以向调用者建议查询已知解决方案的路径
--* 发布重要通知，关于正在进行的服务暂停或即将发生的影响用户的变更
--* 提供自动化参考服务
--* 提供语音邮件功能
--* 确认来电者身份
++
  )))
--|验证用户查询|(((
--服务台客服可以在记录查询时执行查询验证。不同的检查适用于某些类型的查询：
--
--* 用户是否是他们声称的那个人
--* 用户及其组织是否有资格使用指定的服务。这在提供商业服务时尤其重要，因为商业服务需要收费，且容易出现欺诈
--* 呼叫的原因是否与相关服务有关；例如，是否在服务提供者的职责范围内?
--* 在处理查询过程中是否需要传达任何受保护的信息，如果需要，是否需要进行额外的呼叫者身份检查
--
--虽然数据源（如服务目录或IAM）支持这些检查，但服务台客服负责验证查询。
--)))|(((
--当使用自服务工具自动处理用户与服务提供者间的首次联系时，查询验证的某些方面将实现自动化。
--
--自动验证可以内置到用户旅程中，进行增强和定制化，并限制用户体验的可变性。
--
--例如，若用户在自服务门户中通过了授权和身份验证检查，集成的工具集可以根据服务目录匹配其记录，并根据资格、角色、地理位置、可用库存等向其提供适用的服务产品和功能。
  )))
--|对用户查询进行出初步处理并启动适当的活动|(((
--初步处理通常意味着根据对象的特征、紧急程度和处理它们可能带来的收益，对呼入队列进行排序。服务提供者对用户查询初步处理还意味着对查询进行归类，并可以对已知的查询类型使用预定义的活动序列。
--
--对一些基本的问询初步处理可以使服务台坐席在与用户的首次对话过程中就解决掉问询问题。服务台需要谨慎地平衡其处理问询和进行技术技巧沟通的能力，对于时间密集型任务更是如此。
--
--然而在通常情况下，初步处理的结果涉及到启动一个特定的价值流。
--
--因此，服务台实践需要与服务提供的其他实践紧密结合。这些实践将为服务台实践提供有关初步处理特性及其相对重要性的指导。参考//ITIL驱动利益相关者价值//，表8.4（译注：此处为笔误）给出了一个初步处理标准的示例映射，以及满足标准时触发的相关实践。
--
--最后，即使查询不需要进一步操作（例如“错误号码”的呼叫），服务台客服也必须确保在查询记录中捕获了足够的关于交互的信息，这些信息至少包括时间、持续时长和内容。
--)))|(((
--用户查询处理的自动化确保交互的公正记录。对于预估用户支持的总体需求或计算未解决呼叫的比率等基本的改进和优化活动，也是非常有用的。
--
--基于前面步骤中收集的数据，自动查询分类可以减少人工工作和在初步处理和路由查询上所花费的时间。
--
--使用自动化后，一些查询类型可在无人工交互的情况下解决（例如，分析查询的情景并向用户建议自助指南或诊断步骤），或者使用最少的人工交互解决。
--
--后一种方法的一个例子是将新应用的服务的所有查询直接路由到新服务早期支持团队。关于该服务的任何查询都将绕过服务台，直接发送到相应的团队。这确保用户的快速响应体验，并减轻了服务台团队的压力。它也相对容易实施解决方案和消除问题。
--
--可以引入更复杂的规则，根据查询的参数将查询路由到特定的解决团队。重要的是要平衡问询表单的复杂性和自动化用户界面的简单性。界面设计应该鼓励用户沟通他们的问询，以便服务提供者可捕获最大可能的需求。
--)))
--
--表3.2自动化与人工交互比较
--
--
--=== 3.2.2 与用户沟通 ===
--
--这个过程确保通过适当的渠道将各种类型的信息传达给用户。它包括表3.3所列的活动，并将输入转换成输出。
--
--|**关键输入**|**活动**|**关键输出**
--|(((
--用户沟通需求
--
--沟通的信息
--
--以前的沟通记录
--
--服务管理记录，例如事件记录、变更记录、问题记录等
--
--服务配置信息、IT资产信息及其他相关信息
--)))|(((
--识别并确认目标受众
--
--识别并确认沟通渠道
--
--信息打包
--
--信息发送
--
--收集和处理接受者的确认和反馈
--)))|(((
--沟通消息
--
--沟通报告
--)))
--
--表3.3 与用户沟通过程的输入、活动和输出
--
--
--服务提供者和用户间的所有沟通都应该包括在此过程中。与用户沟通过程的需求通常由各种实践确定。沟通通常是标准化和自动化的，例如关于事件状态变化的通知。在某些情况下，还需要使用沟通流程将异常或其他重要信息传达给不同的受众。
--
--图3.3展示该流程的工作流图。
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1600930001924-317.png]]
--
--图3.3与用户沟通过程的工作流
--
--
--表3.4概述了与先前已登记的查询相关的沟通过程活动。
--
--|**活动**|**针对之前登记的查询进行个性化沟通**|**公众沟通**
--|识别并确认目标受众|(((
--无论目标受众数量多少，服务台的每次对外交互都必须符合服务提供者所维护的一致的质量标准。
--
--问询记录的状态更新也是一种需要仔细设计的对外沟通。根据问询的性质，可以有利益相关者或服务提供者的员工等多个消息接收者。大多数情况下，用户查询管理和工作流工具将跟踪每个用户查询的接收者，服务台实践将提供此项功能设计的输入。
--)))|(((
--这可以是重大事件解决通知、与变更相关的即将到来的服务中断、年度用户满意度调查等。
--
--无论公众沟通的需求来自于哪种实践或过程，服务台实践保证沟通的标准，对传播的内容进行质量控制，并代表服务提供者组织收集反馈。
--
--服务提供者应该定义一个服务台请求公众沟通的流程。这种沟通的目标受众可以由请求者提出，但应由服务台验证。这是因为服务台最了解用户是谁，用户喜欢何种沟通风格等等。
--
--集中式用户沟通的另一个重要的文化挑战是确保服务台团队受到重视。
--)))
--|识别并确认沟通渠道|(((
--在全渠道范例中，用户应能决定服务提供者应通过哪个渠道交付信息。
--
--服务提供者可决定在SLA中包含的用户沟通需求，这时服务台客服应选择适当的渠道。
--)))|(((
--定义目标受众后，服务台必须为该受众和消息类型定义适当的沟通渠道。
--
--一般性通知等沟通可以在自助服务门户或社交媒体上以醒目形式发布。而选定的用户计算机的IT资产核查等其他沟通可能需要保证交付和反馈闭环。
--
--理想情况下，沟通渠道应通过SLA协商并确定。若非如此，服务台团队应视为最适合的沟通渠道中了解用户受众的专家。
--
--这不包括为客户和赞助商服务的营销沟通。因为这些受众和消息超出了服务台实践的目的范围。然而，服务台团队可能会参与传递此类消息。
--)))
--|信息打包|(((
--在自动化服务交付环境中，通常用一组模板生成问询记录生命周期中所有的通知类型。
--
--用户查询管理和工作流工具通常与配置和资产管理工具以及其他数据源集成在一起。应该定期验证标准问询通知模板，这样对链接数据源的变更就不会产生空白项，避免消息显得不专业。商业和大规模服务提供商尤其应该避免使用过于复杂和伪个性化的模板。
--
--问询记录生命周期更新之外的自定义人工沟通也应以公司模板的形式呈现，并清晰地说明沟通的目的、相关的查询记录和内容。一些服务提供商将企业沟通培训纳入服务台团队发展计划中；其他提供商则由服务台经理或其他管理部门批准服务台客服发起对外沟通的策略。
--)))|(((
--服务台应审查和编纂任何请求沟通的实际消息，以便更有可能以用户最了解的术语和样式沟通。
--
--例如，从用户的角度看，“WEBAPPS_SRV01因为安装核心补丁将在周六晚上暂停服务”和“这周末我们将优化系统。预计网上银行将从周六下午6点到周日下午12点无法提供服务。我们的新手机银行应用程序将照常运行。谢谢你的耐心!”相比，前者远无法让人满意。
--)))
--|信息发送|(((
--通常沟通信息是自动发出的，电子邮件最常用于用户沟通。然而，在一些规范的服务交付环境中，书面沟通或个人访问更为合适。
--
--根据用户沟通环境的不同，必须向服务台人员提供明确的指导，说明哪种交付格式适合哪种类型的用户和沟通。例如，终止与公用事业提供商服务契约的查询，需要在处理正常的问询记录的同时，通过挂号信服务的方式向客户发送最终帐户余额信息。
--)))|(((
--服务台工作人员还可以对用户的文化有第一手了解，这将使他们能够选择适当的沟通和交付方式。
--
--对于某些类型的通信可以有一个最终的批准程序，通常服务台经理或具有同等权力的角色可以以服务提供者服务台的名义发出这类消息。
--)))
--|收集和处理接收者确认和反馈|(((
--“请不要回复此邮件”可以说是一种不完美的做法，但仍广泛采用。即使消息的内容与他们有关，这一行文字也不鼓励大多数用户回复该消息。
--
--欢迎来自用户的反馈总是明智的。在全渠道范例中，用户应该能够选择任何合法及合理的渠道，尽可能方便地访问服务提供者。
--
--收集和处理反馈还伴随着对某些类型的商业沟通的法定要求，要求来自服务用户的响应以进行后续查询，例如接收者的确认或报价的接受。在这些情况下，服务台客户需要有开放式任务跟踪未回复的请求，并通过不同的沟通渠道联系用户。应该控制不成功尝试的阈值，以避免激怒用户。
--)))|(((
--每个公众沟通需要有一个明确的参考反馈渠道，用户应该使用这一渠道。这个渠道可能会返回到服务台，与特定公众沟通相关的查询必须被标识、记录和处理（可能由该沟通的发起者进行处理）。
--
--未能处理的公众沟通反馈可能会导致信誉的急剧下降和用户对来自服务提供商的公众沟通的关注。
--)))
--
--表3.4关于先前已登记的查询的沟通过程活动
--
--
--=== 3.2.3 服务台优化 ===
--
--这一流程确保从管理用户沟通中吸取经验教训，并不断改进这一实践。它包括表3.5中列出的活动，并将输入转化为输出。
--
--|**关键输入**|**活动**|**关键输出**
--|(((
--服务台绩效报告
--
--满意度调查结果
--
--技术机遇
--
--事件和服务请求报告
--)))|(((
--服务台回顾
--
--服务台优化启动
--
--服务台优化沟通
--)))|服务台优化沟通
--
--表3.5 服务台优化流程的输入、活动和输出
--
--
--图3.4展示服务台优化流程的工作流图
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1600930052354-753.png]]
--
--图3.4服务台优化过程的工作流
--
--
--表3.6概述了服务台优化过程的活动。
--
--|**活动**|**描述**
--|服务台回顾|服务台团队经理与其他相关干系人一起回顾各种输入。确定改进这一实践的机会。
--|服务台优化启动|服务台团队经理记录改进计划。计划将通过引入持续改进实践或启动变更请求进行处理。
--|服务台优化沟通|如果服务台成功地完成优化，这一事实将会传达给相关的利益相关者。这通常由服务台经理通过沟通过程完成。
--
--表3.6 服务台优化过程活动
--)))
--)))

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